Что такое онлайн-кассы и как выбрать подходящую

Что такое онлайн-касса

Как понятно из названия, это кассовый аппарат с доступом в интернет. Он не только печатает чеки и хранит информацию об операциях, но и передаёт данные в налоговую службу. Кроме того, с его помощью чеки можно выдавать покупателям и в электронном виде — отправляя их на email или в СМС-варианте.

Онлайн-кассы начали поэтапно внедрять ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием платёжных карт“ и отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 03.07.2016 № 290-ФЗ с 2017 года. Сейчас идёт завершающий этап «операции».

Кому нужны онлайн-кассы

Проще сказать, кому они не нужны Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Обойтись без аппарата можно, если вы продаёте за наличные:

1. Газеты и журналы в специализированных киосках.
2. Ценные бумаги.
3. Билеты в транспорте (обычно эта обязанность возлагается на водителя или кондуктора).
4. Товары на рынках, ярмарках, выставках (кроме указанных в спискеПеречень непродовольственных товаров, при торговле которыми на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведённых для осуществления торговли, организации и индивидуальные предприниматели обязаны осуществлять расчёты с применением контрольно-кассовой техники).
5. Товары вразнос, за исключением технически сложных непродовольственных и продовольственных с особенными условиями хранения.
6. Мороженое и напитки из киосков.
7. Квас, молоко, масло, живую рыбу, керосин из автоцистерн.
8. Сезонные овощи вразвал.
9. Изделия народных художественных промыслов собственного изготовления.

В исключения попадают и некоторые услуги:

1. Обеспечение питанием учащихся и работников в школах.
2. Приём от населения стеклотары и утильсырья.
3. Ремонт и окраска обуви.
4. Изготовление и ремонт ключей и металлической галантереи.
5. Перекопка огородов и колка дров.
6. Присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами.
7. Услуги носильщиков на вокзалах, в портах и аэропортах.
8. Сдача в аренду жилья, если оно у вас в собственности и вы зарегистрированы как ИП.

Необязательно устанавливать онлайн-кассы предпринимателям, которые перешли на налог на профессиональный доход, сельским аптекам и центрам врачебной помощи, религиозным организациям, а также ИП и организациям, которые ведут исключительно безналичные расчёты с другими представителями бизнеса. Исключение делается и для тех, кто работает в районах, которые попали в утверждённый субъектом Федерации специальный перечень территорий, удалённых от сетей связи.

ИП на патентной системе налогообложения во многих случаях также может работать без кассы, но далеко не всегда. Лучше уточнить, нужно ли вам устройство, непосредственно в тексте закона: для этого необходимо найти перечень исключений в пункте 2.1 статьи Статья 2. Особенности применения контрольно-кассовой техники 2 закона о контрольно-кассовой технике, а затем свериться со списком видов деятельности в Налоговом кодексе НК РФ, статья 346.43. Общие положения.

Даже если вы попадаете в список льготников, лучше проконсультироваться у юриста или в налоговой: могут всплыть неочевидные нюансы.

Но и это ещё не всё. Для некоторых категорий бизнеса действует отсрочка Федеральный закон «О внесении изменений в Федеральный закон „О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием платёжных карт“ и отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 03.07.2016 № 290-ФЗ — для них онлайн-кассы обязательны только с 1 июля 2019 года. Вот у кого время обзавестись устройством ещё есть:

1. ИП и организации, которые оказывают услуги населению и не имеют наёмных работников.
2. ИП и организации на ЕНВД, за исключением розничной торговли и общепита.
3. Владельцы торговых аппаратов, в штате у которых нет наёмных работников.
4. ИП на патенте или ЕНВД, занимающиеся розничной торговлей или оказывающие услуги общественного питания без использования наёмного труда.
5. ИП на патенте, которые не освобождены от установки онлайн-касс.

У остальных онлайн-кассы уже должны быть. За отсутствие устройства могут оштрафовать на сумму до 30 КоАП РФ, статья 14.5. Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг при отсутствии установленной информации либо неприменение в установленных федеральными законами случаях контрольно-кассовой техники тысяч рублей — зависит от формы бизнеса.

Какими бывают онлайн-кассы

У Федеральной налоговой службы есть реестр Реестр контрольно-кассовой техники, в котором указаны все аппараты, подпадающие под действие закона о контрольно-кассовой технике. Они бывают трёх видов:

1. Автономные кассы

Это всем знакомый стандартный аппарат, который модернизировали с помощью модуля для интернет-связи и фискального накопителя. Относительно дешёвый вариант, который проигрывает более современным собратьям по скорости работы и количеству дополнительных функций.

2. Фискальный регистратор

Это устройство для печати чеков, которое подсоединяется к компьютеру, планшету, смартфону. Итоговая стоимость оборудования будет зависеть от того, к какому именно гаджету вы решите подключить регистратор: между китайским планшетом и iPad разница в несколько десятков тысяч рублей. Работоспособность определит ПО: здесь можно автоматизировать процессы, установить систему учёта товара, что увеличит скорость обслуживания клиента и облегчит жизнь кассиру.

3. Смарт-терминал

Достаточно дорогой, но и более совершенный гаджет в мире онлайн-касс. У него есть собственный сенсорный дисплей, с помощью которого можно получить быстрый доступ к наиболее востребованным категориям товара, автоматизировать процессы и так далее.

Впрочем, при выборе не стоит гнаться за формой. Важнее выяснить, какие задачи вам предстоит решать с помощью устройства, и отталкиваться уже от этого.

На что обратить внимание при выборе онлайн-кассы

1. Достаточное количество разъёмов

Речь не о том, что их должно быть как можно больше. Количество разъёмов будет зависеть от того, какую именно деятельность вы ведёте. Может понадобиться подключить к кассе:

• Весы, если вам есть что взвешивать.
• Сканер штрихкода (при отсутствии встроенного). Без него не обойтись, если у вас большой поток клиентов и на вбивание информации о товаре вручную просто нет времени.
• Банковский терминал. Но его также можно подключить по Wi-Fi.

2. Скорость печати чека

Скорость у разных аппаратов может различаться более чем в два раза. При большом потоке клиентов это существенный критерий, так как более быстрый аппарат позволит увеличить количественный показатель обслуживания.

3. Мобильность онлайн-кассы

Есть стационарные приборы, есть мобильные — выбирайте в зависимости от вида бизнеса. Мобильные хорошо подходят для выездных услуг и продаж. Если у кассы есть функция приёма платежей с карт, клиентам будет удобнее расплачиваться, что может подстегнуть их интерес.

Стационарные устройства подойдут для торговых объектов, где кассиру не нужно куда-то перемещаться.

4. Тип интернет-соединения

Проводная Сеть — отличный выбор для стационарных касс. Для мобильного варианта, который используют внутри учреждения, подойдёт Wi-Fi. А для устройства, путешествующего по городу вместе с курьером, нужен мобильный интернет.

Впрочем, жёстких ограничений здесь нет и вы вполне можете подключить стационарную кассу к мобильной Сети при отсутствии альтернатив в вашей местности. Главное, заранее обратите внимание на этот момент и выбирайте подходящее устройство.

5. Ассортимент товаров и число торговых точек

Чем больше в магазине товаров, тем более современное решение вам нужно. Если наименований более 50, с автономной кассой будет непросто. Зато фискальный регистратор и смарт-терминал позволят автоматизировать процессы. Например, не вбивать товары вручную, а просто загрузить файл с таблицей.

Также на такие устройства стоит обратить внимание, если у вас несколько торговых точек. Это позволит подключить все кассы к единой системе учёта товаров, что упростит управление бизнесом.

6. Вид деятельности

Здесь в вопросы выбора снова вмешивается закон.

• Если вы торгуете мясом, рыбой, молоком и другими товарами, которые подлежат ветеринарному контролю Приказ Минсельхоза России от 18.12.2015 № 648 «Об утверждении Перечня подконтрольных товаров, подлежащих сопровождению ветеринарными сопроводительными документами», необходимо, чтобы касса поддерживала работу с ФГИС «Меркурий».
• Если вы продаёте алкоголь, касса должна быть оснащена ФЗ от 29 июня 2015 года № 182-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции“» модулем для передачи данных в Единую государственную автоматизированную информационную систему и 2D-сканером акцизных марок.

Что нужно запомнить

1. Если у вас до сих пор нет онлайн-кассы, есть вероятность, что она вам и не нужна — сверьтесь с последней редакцией закона.
2. Если вы попали под последнюю отсрочку, поторопитесь: до 1 июля осталось не так много времени.
3. При выборе онлайн-кассы ориентируйтесь на особенности своего бизнеса — возможно, дорогой аппарат вам не нужен.
4. Перед покупкой сверьтесь с реестром ФНС и убедитесь, что устройство, которое вы выбрали, в нём есть.