Почему мы всегда перегружены на работе и что с этим делать

В чём причина

Просто-напросто мы плохо определяем, сколько времени у нас уйдёт на какое-то дело. Обычно мы сильно переоцениваем свои способностиExploring the «Planning Fallacy». Кроме того, нам нравится говорить «да». Соглашаясь следовать чьему-то плану, мы создаём или укрепляем связь с этим человеком.

Отмотать время назад и сказать «нет» вместо «да» не получится. Как же справиться с накопившимися делами?

Что делать

1. Отделите зёрна от плевел

Выделите самые срочные задачи. Подумайте, что из вашего списка действительно нужно сделать сегодня, а что можно отложить?

Наш мозг имеет склонность путать настоящую важную работу и мелкие административные задачи вроде разбора почты. Отсеяв не такие срочные дела, вы сможете всё внимание и энергию посвятить главным.

2. Делегируйте часть задач

Возможно, у вас есть непосредственный подчинённый, который смог бы выполнить одну из ваших задач? Или попробуйте попросить о помощи коллегу, пообещав, что выручите его в подобной ситуации в будущем. Главное, не забудьте передать всю информацию, необходимую для выполнения работы.

Если вы работаете в одиночку, подумайте, можно ли как-то автоматизировать вашу деятельность. Обычно автоматизация лучше всего подходит для повторяющихся задач, которые отнимают много времени. Например, можно автоматически сохранять файлы и приложения из писем в Google Drive или планировать посты в социальных сетях.

3. Перенесите дедлайн

Конечно, это именно то, чего вы хотели избежать. Но, когда вы максимально сократили свой список и исчерпали все свои возможности, пора признать, что какие-то сроки придётся передвинуть и кого-то придётся подвести. Главное — сделать это как можно раньше.

Гораздо профессиональнее попросить перенести срок до того, как он подошёл, а не после.

Когда будете писать письмо коллеге с этой новостью, помните о двух вещах. Во-первых, не извиняйтесь слишком много раз. Конечно, вам неудобно признавать своё поражение, но, снова и снова извиняясь, вы ещё больше почувствуете себя виноватым. Никакой пользы от этого нет. Так что выражайтесь прямо и кратко.

Во-вторых, обязательно назовите новый срок, к которому вы точно выполните работу. Один раз попросить об отсрочке можно. Но неоднократные просьбы сигнализируют, что вы не справляетесь со своими обязанностями.

Как не оказаться в этой ситуации снова

Для начала попробуйте отслеживать, сколько времени у вас уходит на каждое дело. Так вы избавитесь от привычки оценивать свои способности слишком оптимистично и сможете трезво рассчитывать время.

Если вы привыкли забивать календарь всевозможными мероприятиями вроде обучающих семинаров и нетворкинга, создайте для себя новый календарь «Необязательные» и вносите в него всё, что вам не обязательно посещать. В те дни, когда вы разрываетесь на части, отсортируйте дела, отсеяв все необязательные.