8 вещей, которым стоит научиться для повышения продуктивности

Томас Оппонг, популярный блогер и предприниматель, уверен, что быть продуктивным и быть занятым — далеко не одно и то же. Он рассказывает, чему неплохо бы научиться, если хотите добиваться своих целей.

1. Расставлять приоритеты

Если вы не знаете, куда идёте, то точно придёте не туда, куда хотели.

Йоги Берра, американский бейсболист, игрок Главной лиги

Чтобы достичь чего-то, в первую очередь необходимо понять, чего именно вы хотите. Успешные и эффективные люди знают, что и когда делать и какие инструменты использовать. Это умение влияет на успех как в работе, так и в жизни в целом.

Для правильной расстановки приоритетов определите самые существенные задачи, отделите срочные от важных, упорядочите их по значимости и добавьте предполагаемое время выполнения каждой. Занесите всё это в список дел, сделав его при этом предельно кратким. Назовите его «списком успеха».

Зачем это нужно, объясняет Гари Келлер, автор книги «Начни с главного! 1 удивительно простой закон феноменального успеха»: «Долгие часы, потраченные на выполнение задач из плана, завершение дня с полной корзиной мусора и идеально убранный рабочий стол не прибавляют вам эффективности и не имеют ничего общего с успехом. Вместо списка дел вам нужен список успеха, основанный на стремлении к выдающимся результатам.

Списки дел обычно очень длинные; списки успеха же краткие. Один тянет вас во всех направлениях; другой — в одном определённом. Первый — это беспорядочный набор действий, а второй — чёткая инструкция. Если список не основан на успехе, вряд ли вы добьётесь желаемого. Если вы записываете в него абсолютно всё, то вы и будете заниматься всем подряд, кроме того, что вам действительно нужно».

2. Делать заметки

Не рассчитывайте слишком на свою память: она подведёт вас в самый неподходящий момент. Вместо этого всегда всё записывайте.

Существуют сотни вариантов создания заметок: от обычных стикеров до приложений типа Evernote, Any.do и Wunderlist.

Зафиксировав всё, что нужно сделать за неделю, вы получите более чёткое представление о том, к каким задачам приступить в первую очередь. Так будет легче расставить приоритеты.

3. Отделять срочное от важного

То, что кажется срочным сегодня, завтра может оказаться неважным. Ваша задача — знать, что требует немедленной реакции, а что можно отложить. Тогда у вас получится уделять больше внимания каждой задаче и справляться с делами быстрее.

Для получения результата важно не только выбрать, на чём сфокусироваться, но и понять, что нужно игнорировать.

Питер Брегман, писатель, консультант в сфере личностного развития

Установите чёткие правила и границы, чтобы не нагружать себя, пытаясь угодить всем. Освободитесь от части обязательств. Например, не торопитесь с ответами на письма или попросите кого-то разобраться с ними, чтобы сосредоточиться на своих задачах.

Делегируйте часть работы. Так вы уменьшите нагрузку и будете справляться со всем быстрее.

4. Сосредотачиваться на чём-то одном

Способность фокусироваться — недооценённый навык. Но однозадачность меняет всё: она заставляет удерживать внимание на работе и выполнять её быстрее.

Если целенаправленно заниматься только одной задачей, не отвлекаясь, эффективность возрастает в 2–5 раз.

Вам необходимо чётко определить приоритеты и выбрать одно задание. Так вы будете достигать большего за меньшее время и с меньшим стрессом.

5. Использовать принцип 80/20

Вы наверняка слышали о принципе Парето, ещё известном как правило 80/20. Согласно ему, примерно 80% результата зависит от 20% действия. Поэтому сосредоточьтесь всего на нескольких задачах, которые принесут вам наибольшую пользу.

Возможно, вы хотите сделать всё сразу и никак не можете понять, за что взяться. Тогда уделите минуту и ​​оцените: что важно, что срочно, что вы можете делегировать, а что вообще пустая трата сил.

Чтобы делать больше за меньший промежуток, отслеживайте, сколько вы тратите времени и на что. Ответьте на следующие вопросы. Что приблизило вас к цели? Что было напрасной тратой времени? Что можно было делегировать?

Выберите 20% ваших задач, которые дают 80% результата и выполняйте только их. Остальные делегируйте или просто вычеркните.

Используйте правило самых важных дел. Каждый день выделяйте три главные задачи и полностью концентрируйтесь на их выполнении в течение определённого времени.

6. Находить свободное время и тратить его разумно

Только вы ответственны за своё время. И только вы можете решать, сколько отвести на размышления, разговоры, действия и даже развлечения, которые приблизят вас к успеху.

Нельзя позволять другим людям определять ваши планы.

Уоррен Баффет, инвестор и предприниматель

Если для получения 80% результата нужны 20% усилий, то представьте: вам нужно потратить на работу только 20% своего времени. Поэтому защищайте его как самый ценный ресурс.

Сверхпродуктивные люди сосредоточены на том, чтобы выжать максимум из каждой свободной минуты. Но владеть своим временем не значит просто обладать большим его количеством. Вы должны тратить его эффективно и чётко знать, чего именно хотите достичь.

Помните, если вы не будете расставлять приоритеты в своей жизни, за вас это сделает кто-то другой.

Грег МакКеон, психолог, блогер, автор книг по личностному росту

Каждая задача, которую вы себе ставите, должна быть достижимой, реалистичной и ограниченной по времени. Главное: она должна обеспечивать прогресс вашим целям на день, неделю или месяц. Если чётко обозначать свои задачи, вы всегда будете знать, на чём сосредоточиться, как только выдастся пара свободных часов.

Проанализируйте своё время, и внезапно у вас появится куча свободных минут, чтобы поработать над своими жизненными целями, расслабиться и снять стресс, провести время с семьёй и друзьями, почитать или заняться спортом.

И это будет одной из самых важных вещей, которые вы сможете сделать.

7. Избегать перфекционизма

Из-за постоянного стремления к совершенству страдает ваша работа. Вы медленно выполняете одни задачи, постоянно откладываете другие и в целом становитесь менее продуктивны.

Вы тратите драгоценное время впустую, и это раздражает вашего руководителя. Ещё хуже, если вы сам себе начальник, потому что тогда работа до идеала может быть не доведена никогда.

Совершенство может в конечном итоге стать вашим врагом. Часто оно лишь иллюзия: вы продолжаете улучшать что-то, что уже и так хорошо.

Ларри Ким, основатель и генеральный директор MobileMonkey

Победив перфекционизм, вы наконец перестанете топтаться на месте, бояться ошибок и тянуть с завершением задач. Неудачи станут поводом для роста, а не страха. Работа пойдёт быстрее, и выполнять её вы начнёте эффективнее.

8. Анализировать свои усилия и результаты

Оценивайте себя не только по тому, чего вы достигли, но и по тому, чего могли добиться, если бы использовали лучшие методы работы.

Проверяйте свой прогресс постоянно. Тщательно измеряйте ваши затраты и полученные результаты. Не жалейте времени на оценку происходящего и выяснение того, как делать ещё больше полезных вещей. Иначе оно будет уходить впустую — на действия, которые мало влияют на вашу производительность.

Печальная правда заключается в следующем: мы живём в мире, где много чего незначительного пожирает наше время, но не даёт больших результатов. При этом очень немногие вещи исключительно ценны.

Невозможно переоценить степень незначительности чего бы то ни было.

Джон Максвелл, писатель, оратор, эксперт по лидерству

Всегда записывайте, на что уходит ваше время и получаете ли вы ожидаемые результаты. Поначалу это может показаться бессмысленным занятием. Но скоро вы увидите, насколько ценны подобные данные, и начнёте анализировать каждую прожитую неделю.